Periodieke facturen versturen? Deze programma’s zijn het meest geschikt!

Periodieke facturering is een handige oplossing voor bedrijven die regelmatige betalingen van klanten ontvangen. Door het instellen van periodieke facturen kunnen bedrijven hun facturatie lasten verminderen en hun cashflow verbeteren. In dit artikel bespreken we wat periodieke facturen zijn, de voordelen ervan en hoe bedrijven hiermee kunnen starten.

Wat zijn periodieke facturen?

Periodieke facturen zijn vaste facturen die met regelmaat worden verzonden aan een klant, zoals elke week, maand, kwartaal of jaar. Deze facturen worden meestal gebruikt voor abonnementen of diensten waarbij er sprake is van een langdurige relatie tussen aanbieder en de klant.

Periodieke facturen komen vaak voor in de dienstverlenende sector, zoals bij abonnementen op streamingdiensten, sportscholen of telefoonabonnementen. Een voorbeeld van een nieuwe periodieke factuur is bijvoorbeeld een Netflix-abonnement waarbij de klant elke maand een bepaald bedrag gefactureerd krijgt.

Voor wie is periodiek factureren geschikt?

Periodiek factureren is het meest geschikt voor bedrijven die terugkerende diensten of goederen aanbieden, denk aan: abonnementen, serviceovereenkomsten, verhuur of contributies. Deze producten en diensten dienen vaak per week of maand betaald te worden waardoor deze geschikt zijn voor periodieke facturen.

Daarnaast kan het ook nuttig zijn voor bedrijven hun cashflow willen vergroten of willen profiteren van een voorspelbare instroom van inkomsten. Periodieke facturen stelt bedrijven namelijk in staat stelt om vaste inkomsten te genereren in plaats van afhankelijk te zijn van incidentele verkopen.

Ook kunnen periodieke facturen handig zijn voor bedrijven die hun administratieve werklast willen verminderen. Door vaste facturen te automatiseren maak je meer tijd vrij voor de kernactiviteiten van je bedrijf. Dit kan vooral belangrijk zijn voor kleinere bedrijven met beperkte middelen of personeel!

Hoe start je met periodiek factureren?

Bied jij terugkerende diensten of goederen aan? Dan kan je eenvoudig starten met periodiek factureren. Hoe je dat doet zetten we onderstaand voor je op een rijtje!

Stap 1: Kies een geschikte facturatiesoftware die periodieke facturering ondersteunt. Er zijn verschillende opties mogelijk, zoals: Rompslomp, Jortt of Moneybird.

Stap 2: Maak een account aan en vul de benodigde factuurgegevens in, zoals je bedrijfsgegevens en zakelijke bankgegevens.

Stap 3: Voeg de producten of diensten toe waarvoor je terugkerende betalingen ontvangt. Bijvoorbeeld abonnementen, servicecontracten, verhuur of lidmaatschappen.

Stap 4: Maak een betalingsplan voor elke klant. Voer het bedrag en de frequentie van de facturen in.

Stap 5: Voeg de betalingsvoorwaarden toe aan het facturatieprogramma.

Stap 6: Ontwerp een sjabloon die je gaat gebruiken voor al je periodieke facturen. Verwerk hierin de benodigde informatie, zoals de naam van de klant, het bedrag, de einddatum en eventuele opmerkingen.

Stap 7: Breng de klanten op de hoogte van de betalingsprocedure en bijhorende betalingsvoorwaarden.

Stap 8: Houd de betalingen bij en laat het facturatieprogramma automatisch betalingsherinneringen sturen als het betaaltermijn voorbij is.

Waar moet je op letten bij periodiek factureren?

Hoewel periodiek factureren vele voordelen biedt, zijn er ook een aantal punten waar je op moet letten. Hieronder vind je enkele tips om periodiek factureren soepel te laten verlopen:

1. Houd de klantgegevens up-to-date

Zorg ervoor dat je klantgegevens actueel zijn zodat de facturen goed kloppen voordat ze aan de klant verzonden worden.

2. Wees duidelijk over de betalingsvoorwaarden

Zorg ervoor dat de betalingsvoorwaarden helder en te begrijpen zijn voor de klant. Benoem de betalingsfrequentie, het bedrag en de betaalmethoden die worden geaccepteerd.

3. Stuur betalingsherinneringen

Zorg ervoor dat je automatisch betalingsherinneringen worden verstuurd wanneer een betalingstermijn is verstreken. Dit zal klanten eraan herinneren om op tijd te betalen en het risico op gemiste betalingen beperken.

4. Houd de betalingen bij

Houd de betalingen regelmatig bij en controleer of alle betalingen op tijd zijn ontvangen. Neem indien nodig contact op met klanten die niet op tijd hebben betaald.

Periodieke facturen maken

Wil je beginnen met periodieke facturen maken? Dan zijn er een verschillende manieren waarop je dit kan doen. Zo kan je periodieke facturen maken met behulp van facturatie software, automatische incasso's bij banken of deze handmatig factureren. Onderstaand zetten we alle opties voor je op een rijtje!

Facturatie software

De meest efficiënte manier van periodiek factureren is met behulp van een facturatie programma. Met behulp van dit soort programma's kan je gemakkelijk terugkerende facturen en factuurherinneringen versturen. Daarnaast kan je een rapportage opstellen waarin je in een overzicht tabblad facturen ziet welke rekeningen al betaald zijn en welke niet. Dit werkt superfijn!

1. Aanbieders waarbij je eenvoudig periodieke facturen kan genereren zijn o.a. Rompslomp, Jortt en Moneybird.

Periodieke facturen via de bank

Een andere manier van terugkerende betalingen te automatiseren is om je klanten te vragen een automatische incasso in te stellen via hun bank. Het bedrag wordt dan elke week, maand, kwartaal of jaar automatisch overgemaakt.

Een nadeel hieraan is echter dat je als bedrijf minder betrokken bent bij de betaling. Omdat het minder duidelijk is wanneer de betalingen precies binnenkomen, kan dit leiden tot een minder nauwkeurige planning en controle van de cashflow van je bedrijf.

Handmatige facturatie

Een laatste mogelijkheid op het gebied van periodiek factureren is om terugkerende betalingen handmatig te maken en versturen. Dit kan handig zijn wanneer het om een klein aantal klanten gaat of wanneer de diensten of producten die worden geleverd kunnen wisselen.

Een nadeel aan handmatig periodiek factureren is dat het tijdrovend kan zijn en je meer kans hebt op het maken van fouten.