Een factuur is een van de belangrijkste documenten om betalingen van klanten te ontvangen. Je bent als ondernemer echter wettelijk verplicht enkele standaard gegevens op je facturen te vermelden. In dit artikel lees je alles over de factuureisen, aanvullingen en uitzonderingen op facturen. Zo weet je zeker dat je een correcte factuur maakt!
Geen zin om verder te lezen?
Wil je in een handomdraai de mooiste facturen maken die voldoen aan alle eisen? Wij zochten het voor je uit en dit zijn de meest ideale opties.
- E-boekhouden
Beste software algemeen - Ficsus
Beste factuur software voor ZZP
- Rompslomp
Gratis facturatie software voor iedereen!
- Facturatie software
Een overzicht van de 5 beste facturatie softwares op de markt
Beste software algemeenWat is een factuur?
Een factuur is een schriftelijke bevestiging van de overeenkomst tussen de verkoper en de koper, waarin een opsomming van de geleverde goederen en/of diensten en de bijbehorende kosten vermeld staan. Het is een schuldvordering die de koper verplicht om te betalen.
De totaalprijs op de factuur is het bedrag dat de klant verschuldigd is aan het bedrijf voor de geleverde goederen of diensten. Om wettelijk geldig te zijn, moet een factuur aan specifieke voorwaarden voldoen, deze lichten we onderstaand verder aan je toe.
Wat zijn de eisen van een factuur?
Wanneer je als ondernemer een factuur verstuurt, moet deze aan bepaalde wettelijke eisen voldoen. Onderstaand zetten we de verplichte factuureisen die de Belastingdienst stelt voor je op een rijtje!
P.S. Er zijn meerdere programma's in de markt waarbij je gratis facturen kunt maken.
Naam van leverancier en afnemer
Op een factuur dien je ten minste twee bedrijfsnamen te vermelden: die van de leverancier en de afnemer. Het betreft hier de juridische naam van elk bedrijf, de naam die op de officiële documenten vermeld staat.
Volledige adressen van leverancier en afnemer
Op de factuur moeten ook de volledige adressen van zowel de leverende als de afnemende partij worden vermeld. Het is belangrijk dat het adres dat wordt vermeld het vestigingsadres van het bedrijf is en geen postbusnummer. Dit geldt voor zowel de leverende als de afnemende partij.
Btw-identificatienummer en KvK-nummer
Daarnaast moet je het btw-identificatienummer en het Kamer van Koophandel-nummer op het factuur vermelden.
Let op! Het identificatienummer is niet hetzelfde is als btw-nummer!
Factuurdatum
Zorg ervoor dat je de datum waarop je de factuur verstuurt op je factuur vermeld. Dit is dus niet de datum waarop de factuur is aangemaakt, tenzij deze twee data samenvallen.
Uniek factuurnummer
Zorg ervoor dat het factuurnummer duidelijk zichtbaar is op de factuur.
Let op! Factuurnummers moeten in een opeenvolgende reeks van nummers gebruikt worden en elk nummer mag slechts voor één factuur gebruikt worden.
Beschrijving van geleverde goederen en/of diensten
Op de factuur moet gedetailleerde informatie over de geleverde goederen en/of diensten vermeld worden. Het soort informatie dat op de factuur moet staan is afhankelijk van wat er geleverd wordt.
Bijvoorbeeld, wanneer je als bakker goederen verkoopt, vermeld dan "10 broden". Bij het leveren van diensten, vermeld dan de diensten met een specifieke beschrijving, zoals "1 uur durende manicure". Zorg ervoor dat de beschrijving zo concreet en specifiek mogelijk is.
Datum van bezorging / levering
Voeg de datum van bezorging van de goederen en/of diensten toe aan de beschrijving op de factuur. Als het om een vooruitbetaling gaat, vermeld dan de datum waarop de klant de betaling vooraf heeft gedaan en geef ook aan wanneer de goederen en/of diensten bezorgd zullen worden.
Btw-percentage voor de goederen en/of diensten
Ook ben je verplicht het btw-tarief aan de factuur toe te voegen. Er zijn drie verschillende btw-tarieven die je kan gebruiken: 0%, 9% of 21%. Het btw-tarief hangt af van wat je verkoopt.
Factuurbedrag in- en exclusief btw
Als laatste bereken je het bedrag voor de goederen en/of diensten inclusief en exclusief btw. Beide bedragen dien je te benoemen op je factuur. Ook het btw-bedrag dien je los te benoemen.
Onze favoriete software voor facturen
- E-boekhouden
Beste software algemeen
- Ficsus
Beste factuur software voor ZZP
- Rompslomp
Gratis facturatie software voor iedereen!
- Facturatie software
Een overzicht van de 5 beste facturatie softwares op de markt
Aanvullende factuureisen
Naast de verplichte factuureisen kunt je er ook voor kiezen om extra informatie op je factuur te vermelden. Zo kun je bijvoorbeeld verwijzen naar eerdere facturen als het om een deelfactuur gaat. Ook kun je ervoor kiezen om te verwijzen naar je algemene voorwaarden. Wat ook handig is, is om te vermelden voor welke datum de factuur betaald moet zijn.
Deze gegevens moeten dus niet verplicht op je factuur staan, maar kunnen wel handig zijn. Het is ook mogelijk om de voorwaarden op de achterzijde van je factuur te plaatsen!
Uitzonderingen op factuureisen
In een aantal gevallen gelden er andere eisen voor een factuur dan de standaard vereisten die we hierboven benoemden. Onderstaand zetten we de uitzonderingen voor een factuur maken voor je op een rijtje!
Factuurbedrag inclusief btw lager dan € 100
Wanneer het factuurbedrag inclusief btw € 100 of minder is, hoeft u minder gegevens te vermelden. Je spreekt dan van een eenvoudige factuur. De gegevens die je op dit type factuur moet vermelden zijn:
- De datum waarop je de factuur verstuurt;
- Je naam en adresgegevens;
- Welke goederen of diensten zijn geleverd;
- Het btw-bedrag.
Facturen naar het buitenland
Wanneer je zaken doet met buitenlandse afnemers, moet je juist extra gegevens vermelden om aan de vereisten te voldoen. Zo moet je op de factuur het btw-identificatienummer van jezelf en de klant vermelden. Daarnaast moet je duidelijk vermelden dat je factureert met 0% btw.
Een voorbeeld van een goede factuur. Gegevens zijn weggelaten ivm privacy.
Wat als je niet aan de factuureisen voldoet?
Wanneer de gegevens op de factuur niet correct zijn, dan loop je risico op een geldboete. Zorg er daarom voor dat alle gegevens op je factuur correct en duidelijk zijn, zo voorkom je extra kosten!
Bij een eerste overtreding van de bovenstaande factuurregels, kun je een administratieve boete van € 25 per factuur verwachten. Bij een tweede overtreding loopt deze boete op tussen de € 125 en maximaal € 1.250. Vanaf de derde overtreding van de vereisten, kan de geldboete oplopen tot maximaal € 5.000.
Veelgestelde vragen
Een e-factuur moet er duidelijk en overzichtelijk uitzien. Zorg ervoor dat je bedrijfsnaam en logo, het te betalen bedrag, de betalingstermijn en de bankgegevens of betaallink in één oogopslag zichtbaar zijn.
Het beste is de factuur direct na afronding van de opdracht aan de klant te versturen. Wettelijk gezien moet je de factuur uiterlijk voor de 15e van de maand na de maand waarin je de opdracht of levering hebt gedaan versturen.
Een factuur kun je op verschillende manieren versturen, zoals per e-mail, post of via een facturatieprogramma.
Ja, je bent als ondernemer verplicht je facturen 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst.