Het opstellen van een factuur is een belangrijk onderdeel van je administratie. Maar hoe maak je eigenlijk een factuur? In dit artikel bespreken we stap voor stap wat er allemaal komt kijken bij het maken van een factuur; het belang van een goede factuur, welke informatie erop moet staan, tips voor de opmaak van je factuur en welke tools je hiervoor kunt gebruiken!
Geen zin om verder te lezen?
Met Rompslomp maak je simpel een factuur aan zonder dat je dit eerder hebt gedaan. Alles spreekt voor zich en het is ook nog eens helemaal gratis!
- Rompslomp
Gratis facturatie software voor iedereen!
Het belang van een goede factuur
Een goede factuur opmaken is een van essentieel belang voor het succes van jouw onderneming. Het opstellen van een factuur is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook een belangrijk communicatiemiddel tussen jou en je klant. Door het versturen van een professionele factuur, creëer je een professionele uitstraling van je bedrijf. Dit kan bijdragen aan de opbouw van betrouwbare klantrelaties, wat uiteindelijk weer leidt tot herhaalde aankopen en positieve mond-tot-mondreclame.
Wat moet er op een factuur staan?
Wanneer je online facturen gaat maken, dient je factuur aan een aantal factuureisen te voldoen. Wanneer je factuur niet aan deze eisen voldoet, is je factuur niet geldig voor de Belastingdienst. Om te zorgen dat jouw factuur wel rechtsgeldig is, dien je de volgende gegevens altijd op je factuur te vermelden:
- Bedrijfsgegevens, zoals je bedrijfsnaam, adres en contactgegevens dienen duidelijk vermeld te worden op de factuur. Zo is het voor de klant duidelijk van wie de factuur afkomstig is.
- Gegevens van de klant, zoals de naam en het adres van degene waaraan de factuur geschreven is.
- KvK-nummer, het uniek nummer dat jouw bedrijf toegekend is door de Kamer van Koophandel.
- Factuurnummer, een uniek nummer dat de factuur identificeert. Het is belangrijk om een factuurnummer te hebben om de factuur te kunnen volgen en gemakkelijk terug te vinden in uw administratie.
- Factuurdatum, dit is de datum waarop de factuur verstuurd is. Dit is voornamelijk belangrijk voor je eigen administratie.
- Betalingstermijn, dit is het tijdsbestek waarbinnen de klant de factuur zal moeten betalen. Vermeld deze deadline duidelijk op je factuur en in kleine letters eronder wat de gevolgen zijn als de betaling niet op tijd voldaan wordt.
- Totaalbedrag, het volledige bedrag dat de klant moet betalen, inclusief eventuele belastingen en/of verzendkosten.
- Btw-informatie, wanneer je je klant BTW in rekening brengt, dien je je Btw-identificatienummer en het Btw-percentage dat van toepassing is (vaak 21%) aan de factuur toe te voegen. Ook vermeld je bij het totaalbedrag het gerekende Btw-bedrag.
- Product- of dienstbeschrijving, een omschrijving van de hoeveelheid en welke producten of diensten geleverd zijn.
- Betaalinstructies, maak duidelijk hoe de klant de rekening kan betalen. Zorg dat de bankgegevens van je bedrijf en eventuele betaallinks aan de factuur toegevoegd worden.
Wanneer alle bovenstaande gegevens op jouw online factuur vermeld staan, weet je zeker dat je aan de wettelijk verplicht eisen voldoet. Met het programma Rompslomp kun je in een paar minuten gratis facturen maken!
Opmaak van een factuur
Het is belangrijk dat je factuur een duidelijke en overzichtelijke indeling heeft. Op deze manier kan het betalingsproces worden versneld en worden misverstanden over geleverde producten of diensten voorkomen. Maar hoe maak je een factuur overzichtelijk? Onderstaand zetten we een aantal tips voor je op een rijtje!
Begin met je logo en bedrijfsnaam, zo weet de klant direct van wie de factuur afkomstig is.
Zorg ervoor dat het betalingsbedrag duidelijk zichtbaar is op de factuur, klanten willen weten wat ze precies moeten betalen en het is daarom belangrijk dit in één oogopslag zichtbaar te maken.
Vermeld duidelijk het betalingstermijn op je factuur. Zo weet de klant precies hoeveel tijd hij of zij heeft om de factuur te betalen en wat de gevolgen zijn als de betaling niet op tijd wordt gedaan. Zo voorkom je dat klanten te laat betalen. Zeker wanneer je facturen als ZZP'er verstuurt is dit belangrijk.
Vermeld duidelijk de betaalmethode op je factuur. Laat klanten weten hoe ze kunnen betalen, bijvoorbeeld via een bankoverschrijving, online betaalmethoden of via een betaallink. Op deze manier kunnen klanten gemakkelijk en sneller betalen.
Maak gebruik van duidelijke koppen en verdeel de informatie in secties. Op deze manier kunnen klanten snel en gemakkelijk de informatie vinden die ze nodig hebben.
Factuur voorbeeld
Onderstaand vind je een eenvoudig voorbeeld van een factuur. Dit format kan je als basis gebruiken voor het maken van je eigen facturen. Zo weet je zeker dat je factuur er professioneel uitziet en voldoet aan de wettelijke vereisten. Je kan je eigen gegevens toevoegen aan de factuur en het format aanpassen naar je eigen huisstijl, zodat deze volledig past bij de uitstraling van jouw bedrijf!
Voorbeeld factuur
Factuur maken
Er zijn verschillende manieren waarop je een factuur kan maken. Zo kan je ervoor kiezen je factuur zelf te maken in Excel of Word, of je stelt een factuur op met behulp van een online facturatieprogramma. Beide opties hebben zowel voor- als nadelen; welke optie het beste is, hangt dus af van je behoeften en prioriteiten. Onderstaand zullen beide manieren van een factuur maken besproken worden!
1. Facturen maken met online facturatieprogramma
Het gebruik van een online facturatieprogramma biedt vele voordelen bij het maken van e-facturen. Zo kan je in een factuurprogramma snel en gemakkelijk professionele facturen opstellen en deze facturen sturen aan je klanten. Daarnaast kun je in dit programma zien welke facturen betaald zijn en welke nog openstaan. Een ander voordeel is dat je eenvoudig factuurgegevens uit je eerste factuur kan kopiëren en plakken naar nieuwe facturen, wat je veel tijd bespaart.
Een enkel nadeel aan een online facturatieprogramma is dat je iets minder invloed hebt op het ontwerp van je factuur, je kan namelijk enkel kiezen uit een aantal vaste templates. Enkele voorbeelden van goede factuurprogramma's zijn Vixum, Rompslomp en Invoice Simple.
2. Facturen maken met Excel of Word
Een factuur maken met Excel of Word doe je door zelf een factuursjabloon te ontwerpen en deze te gebruiken voor al je facturen. Het voordeel van deze manier is dat je volledige controle hebt over het ontwerp van de factuur en je de opmaak precies naar eigen wensen kan aanpassen.
Het nadeel van deze manier is echter dat je veel minder efficiënt werkt dat met een online facturatieprogramma, omdat altijd de gegevens opnieuw handmatig moet invoeren. Daarmee is ook de kans op fouten groter dan wanneer je gebruik maakt van een online factuurprogramma.
Hoe maak je een factuur?
Met Rompslomp maak je simpel een factuur aan zonder dat je dit eerder hebt gedaan. Alles spreekt voor zich en het is ook nog eens helemaal gratis!
- Rompslomp
Gratis facturatie software voor iedereen!
Factuur versturen
Wanneer je eenmaal je facturen wil versturen, kan je dit op verschillende manieren aanpakken. Onderstaand zetten we de meest gebruikte manieren voor je op een rijtje!
Factuur versturen per e-mail, je stuurt je factuur dan in Pdf-formaat aan je klant. Dit is een veelgebruikte manier waarmee de klant de verzonden factuur snel ziet. Dit maakt het voor de klant gemakkelijk om snel te betalen.
Factuur versturen per post, deze manier kan handig zijn wanneer je klant(en) niet actief zijn op hun e-mail. Deze manier neemt gemiddeld echter meer tijd in beslag omdat het enige tijd kan duren voordat de factuur de klant bereikt. De betaling zal je daarom ook minder snel ontvangen.
Factuur versturen via online-betaalplatform, hierbij maak je gebruik van een online programma dat je help je facturen te versturen en beheren. Wanneer de factuur betaald is krijg je bericht.
Afhankelijk van jouw persoonlijke voorkeuren en de specifieke eisen van jouw bedrijf, kun je de beste manier kiezen om jouw facturen te versturen!