Factuur maken voor ZZP’ers? Uitleg + (gratis) programma’s

Als zzp'er is het erg belangrijk om professionele facturen te kunnen maken. Een factuur is namelijk bewijs van jouw geleverde diensten of producten aan je klant. Facturen dien je voor jezelf en de Belastingdienst bij te houden. In dit artikel bespreken we alles over het facturen maken als zzp'er: de vereiste informatie, het gebruik van een factuursoftware en tips voor het opstellen van een goede factuur!

Waarom factuur maken als ZZP'er?

Als zzp'er is het maken en versturen van facturen belangrijk omdat het de betaling voor je geleverde diensten of producten aantoont. Dit is voor jezelf handig als een bewijsstuk van de geleverde producten en diensten, maar ook voor officiële redenen is het belangrijk goede facturen te maken. Zo dien je als zzp'er de Belastingdienst aan te kunnen tonen welke producten je verkocht hebt, hoeveel je hiervoor gevraagd hebt en hoeveel BTW je dient af te dragen. Om deze redenen is het erg belangrijk om een professionele factuur op te kunnen stellen die aan alle vereisten voldoet.

Wat moet er op je factuur staan?

Bij het maken van een factuur dien je als zzp'er aan aan aantal wettelijke vereisten te voldoen. Voldoet jouw factuur niet aan deze volgende eisen, dan is de factuur niet rechtsgeldig. Onderstaand zetten we de vereiste gegevens die op je factuur moeten staan voor je op een rijtje:

1. De bedrijfsnaam en adresgegevens van jouw bedrijf als zzp'er.
2. Het KvK-nummer en BTW-nummer van jouw bedrijf. Het KvK-nummer is het nummer waaronder de Kamer van Koophandel (KvK) jou heeft ingeschreven als ondernemer en het BTW-nummer heb je nodig wanneer je BTW over je diensten of producten berekent.
3. Een factuurnummer en datum. Een factuurnummer is een unieke set van cijfers waaraan je de factuur kunt herkennen, zo kan je je factuur eenvoudig opzoeken wanneer je deze nodig hebt. De factuurdatum is de datum waarop je de factuur verstuurd.
4. Naam en adresgegevens van de klant, degene aan wie je de factuur verstuurt.
5. Een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of producten, op je factuur vermeld je kort wat je aan de klant geleverd hebt.
6. Het aantal geleverde diensten of producten, ook vermeld je hoeveel van deze diensten of producten je aan de klant geleverd hebt.
7. Het bedrag per dienst of product, tenslotte vermeld je het bedrag dat de klant jou schuldig is voor elk geleverd product of dienst.
8. Het btw-tarief en btw-bedrag, je bent wettelijk verplicht het BTW-percentage te melden en vervolgens de bedragen zowel exclusief als inclusief BTW te tonen.
9. Het totaalbedrag, onderaan de e-factuur vermeld je het totale factuurbedrag dat de klant jou moet betalen, inclusief BTW.
10. De betalingstermijn factuur en betaalmethode, vermeld de uiterste datum waarop de klant het totaalbedrag aan jou dient over te maken en op welke manier hij of zij dit kan doen.

Wanneer je alle bovenstaande gegevens op jouw elektronische factuur vermeld, weet je zeker dat je goed zit! Je kan nu de factuur versturen aan jouw klant.

Tips voor het opstellen van een correcte ZZP factuur

Wil je een eigen factuur maken? Als ZZP'er is het opstellen van een goede factuur erg belangrijk voor zowel je eigen administratie als voor de Belastingdienst. Maar hoe stel je nu een goede factuur op? We zetten een aantal tips voor je op een rijtje:

1. Zorg voor overzicht, stel je factuur overzichtelijk op, zorg voor een duidelijke opmaak, gebruik een helder lettertype en houd een logische volgorde aan. Zo is je factuur gemakkelijker te begrijpen voor klanten!
2. Vermeld alle benodigde informatie, zorg ervoor dat je alle vereiste informatie op je factuur benoemt. Je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, BTW-identificatienummer, de naam en adresgegevens van je klant, de omschrijving, het aantal en de prijs van je geleverde goederen of diensten, het inclusief en exclusief BTW-bedrag, het totaalbedrag inclusief btw, de betalingstermijn en de betaalmethode.
   
   Wanneer je deze gegevens allemaal op je factuur zet, zit je zeker goed!
3. Gebruik van factuurnummering. Wanneer je iedere factuur een uniek factuurnummer geeft, kan je de facturen eenvoudiger terug vinden wanneer je ze nodig hebt.
4. Verstuur de factuur zo snel mogelijk op. Wanneer je de factuur snel na het leveren van je dienst of product aan de klant stuurt, heb je kans dat de klant sneller jouw factuur betaald. Je voorkomt hiermee dat de factuur op een stapel belandt en later pas betaald wordt.
5. Controleer je e-facturen, zorg er altijd voor dat je je factuur checkt op fouten voordat je deze aan de klant verstuurt.

Met gebruik van deze tips weet je zeker dat je een correcte zzp factuur zal versturen!

Betalingstermijn factuur

Een betalingstermijn is het vastgestelde termijn waarbinnen jouw klant uiterlijk jouw factuur moet betalen. Het is belangrijk om hier voor jezelf duidelijke regels over op te stellen. Als ZZP'er mag je zelf het betalingstermijn bepalen, er is geen wettelijk vastgestelde termijn.

De meeste ZZP'ers hanteren een betalingstermijn van 14, 21 of 30 dagen. Hoe langer het betalingstermijn, hoe minder snel je het geld weer kan investeren jouw bedrijf. We raden daarom aan te kiezen voor een korte betalingstermijn van maximaal 21 dagen. Zorg er altijd voor dat je een financiële buffer hebt om eventuele betalingsachterstanden op te vangen.

Je betalingstermijn dien je duidelijk op je factuur te vermelden en eventueel nog extra te communiceren naar je klanten. Zo weten je klanten precies waar ze aan toe zijn en heb jij een grotere kans het geld zo snel mogelijk te ontvangen!